All'interno della tabella automatismi del piano dei conti, e' possibile definire un elenco di regole standard da utilizzare per la contabilizzazione delle fatture emesse e delle fatture ricevute
Questo metodo e' il piu' rapido ed e' consigliabile utilizzarlo per la maggior parte dei documenti da contabilizzare. Una volta configurati gli automatismi infatti, con un semplice click ci si puo' ritrovare in pochi istanti con tutti i documenti contabilizzati (i documenti possono essere contabilizzati immediatamente al momento dell'emissione oppure, meglio, contabilizzati in gruppo a fine mese o fine anno, tramite la procedura elaborazioni)
In questo esempio vediamo come creare semplici regole di contabilizzazione delle fatture ricevute per acquisto di materiale dai fornitori.
Ipotizziamo di aver registrato una Fattura differita di acquisto simile a questa:
Gli elementi da contabilizzare saranno:
| • | Totale fattura di 1772,40 da registrare sul mastro Fornitori |
| • | Totale IVA di 295,40 sul conto IVA a credito (in caso di contabilità italiana) |
| • | Spese di trasporto di 12 euro da destinare ad esempio sul conto economico Trasporti |
| • | Valore articoli acquistati di 1465,00 sul conto economico Merci c/acquisti |
Per poter registrare in automatico questi valori in Prima nota è necessario impostare due semplici regole. Apriamo dal menu AMMIN la procedura PIANO DEI CONTI. Se sono presenti più voci selezioniamo il piano dei conti su cui modificare gli automatismi.
Cliccando su AUTOMATISMI si aprirà la seguente finestra di gestione degli Automatismi per la contabilizzazione automatica in prima nota. Clicchiamo su DOCUMENTI RICEVUTI nel box Tipo Documenti:
Clicchiamo ora sul pulsante NUOVO (F4) e indichiamo di attribuire il valore sul conto Trasporti e pedaggi ogni qual volta si verifichi la seguente condizione:
| • | Fatture differite fornitori con all'interno linee di Spese Trasporto |
| • | Causale ACQUISTO |
| • | Anagrafica di un fornitore |
Clicchiamo sul pulsante OK (F12) per confermare l'immissione.
Procediamo ora con la seconda regola valevole per le Merci c/vendita dove modifichiamo il conto ed il Tipo dettaglio:
A questo punto ci ritroviamo un set di automatismi di contabilizzazione così composto:
Tramite i pulsanti verdi sul lato destro della finestra possiamo ordinare le linee di regole create. Questo ordinamento viene interpretato da Ready come priorità di contabilizzazione: viene verificata la prima condizione, se soddisfatta crea la registrazione di prima nota, altrimenti prosegue fino al termine della lista. In caso non siano soddisfatte nessuna di queste condizioni Ready Pro mostrerà il seguente avviso:
Ora che sono state creati le linee necessarie per la contabilizzazione è possibile, tramite l'apposito pulsante sul documento registrato, contabilizzare automaticamente la Fattura differita di acquisto sopra indicata:
