Alcuni tipi di contratti prevedono un rinnovo tacito o comunque prevedono frequentemente un rinnovo alla scadenza.

Per gestire il rinnovo il nostro suggerimento e' quello di creare ogni volta un nuovo contratto (creandolo da zero o duplicando il precedente) e collegando il nuovo contratto al precedente tramite l'apposita opzione

 

 

 

Chiaramente la creazione/duplicazione di un singolo contratto e' piuttosto semplice, ma nel caso in cui si debbano rinnovare una intera serie di contratti (ad esempio di un intero anno) questa operazione puo' diventare molto lunga ed impegnativa. Per semplificare il lavoro in questi casi e' stato quindi aggiunto all'interno di Ready Pro un wizard per la creazione dei rinnovi

 

 

 

Per utilizzare questa funzionalita' e' possibile procedere in questo modo:

 

1) Filtrare l'elenco dei contratti che devono essere rinnovati

Si possono quindi filtrare i contratti per data (dal...al....), oppure solo quelli scaduti, oppure per categoria o per tipo rinnovo (ad esempio solo quelli con "rinnovo tacito")

NB. La tabella "tipi rinnovo" e' una tabella personalizzabile dall'utente quindi ogni cliente puo' codificare le tipologie che preferisce. Per questo motivo il valore "rinnovo tacito" mostrato nello screenshot e' da considerare una semplice descrizione, a cui non e' collegato nessun tipo di automatismo.

 

2) Dopo aver filtrato i soli contratti da rinnovare si puo' premere il pulsante [Wizard per la creazione dei rinnovi] presente sulla barra dei pulsanti di comando

 

3) Comparira' una sottofinestra dove selezionare le opzioni di rinnovo

 

4) Premendo il pulsante [Crea rinnovi] vengono creati i nuovi contratti, gia' collegati al precedente e con le quote da fatturare aggiornate

 

Dopo l'avvenuta creazione verra' visualizzato un pulsante che consente di accedere all'elenco dei nuovi contratti generati

 

 

 

 

Note importanti:

 

A) Tipi di contratto per cui la procedura e' utilizzabile

E' possibile il rinnovo automatico solo per i contratti di tipo "Periodo limitato" oppure "Periodo e ore a scalare" cioe' solo per contratti con una data di inizio e fine validita'. Non e' possibile il rinnovo automatico per i contratti di semplice tipo "Ore a scalare": per questo tipo di contratti va creato un eventuale rinnovo manualmente

Il programma identifica in automatico se si tratta di un contratto mensile, trimestrale, semestrale o annuale. Se la periodicita' del contratto e' diversa da una di queste quattro la procedura di rinnovo non puo' essere utilizzata e vanno creati i rinnovi manualmente

 

B) Descrizione delle quote da fatturare

Va fatta attenzione alla descrizione utilizzata sulle quote da fatturare. Ad esempio nel caso di contratti annuali con quote mensili o trimestrali e' preferibile utilizzare descrizioni generiche che non includano l'anno (es. "Canone gennaio" invece di "Canone gennaio 2009" oppure "Canone primo trimestre" al posto di "Canone primo trimestre 2010"). Questo perche' altrimenti in fase di creazione del rinnovo si troverebbero delle descrizioni copiate dal contratto precedente e quindi con l'indicazione dell'anno errate

 

 

 

 

Per visualizzare in maniera semplice la sequenza di rinnovi per uno specifico contratto e' possibile utilizzare il NAVIGATORE