Le descrizioni estese inserite all'interno dell'anagrafica degli articoli (nella sezione NOTE E DESCRIZIONI) sono utilizzabili all'interno dei documenti, in particolare sono utili nella creazione dei preventivi per i clienti in modo da rendere piu' dettagliati e comprensibili i preventivi stessi.
Supponiamo di avere creato un articolo STAMPANTE con una descrizione estesa come la seguente:
Potrebbe essere interessante stampare questi dati tecnici nei preventivi che prepariamo per i clienti (nell'esempio sottostante viene mostrato come usare le descrizioni sui preventivi ma chiaramente la stessa procedura e' utilizzabile per tutti i documenti quindi ordini clienti, documenti di trasporto, ordini a fornitori, fatture, ecc.
Se inseriamo l'articolo STAMPANTE in un preventivo, la visualizzazione di default non comprende la descrizione estesa
Il primo passo quindi e' personalizzare la visualizzazione in modo da aggiugere il campo "Descrizione estesa"
In questo modo all'interno del documento verra' aggiunta la colonna con la descrizione estesa
Come si puo' vedere la cella "Descrizione estesa" e' vuota. Di default infatti, per limitare l'occupazione degli archivi su disco, la descrizione estesa non viene copiata automaticamente dall'anagrafica dell'articolo dentro i documenti. Infatti se per qualsiasi documento venisse sempre prelevata la descrizione estesa (che a volte puo' essere composta anche da decine di righe di testo) si appesantirebbe inutilmente il proprio archivio.
Per prelevare automaticamente la descrizione estesa dall'anagrafica e' sufficiente un doppio click sulla cella della descrizione estesa.
Comparira' un requester come il seguente:
Come si vede volendo e' possibile inserire manualmente una descrizione estesa (con la prima opzione), oppure, selezionando "Preleva descrizione da anagrafica articolo", verra' automaticamente prelevata la descrizione estesa dall'anagrafica dell'articolo e verra' inserita nel documento
A questo punto la descrizione e' stata copiata nel documento e possiamo modificarla liberamente in quanto si tratta di una copia e la descrizione originale presente dentro l'anagrafica dell'articolo non verra' alterata.
Per non eseguire questa operazione di inserimento della descrizione estesa in maniera semi-automatica e' possibile attivare un automatismo da UTIL / IMPOSTAZIONI DOCUMENTI che forza Ready a caricare in automatico la descrizione estesa ogni volta che si inserisce un articolo. L'opzione in questione e' evidenziata nella figura sottostante
L'esempio soprariportato permette di inserire delle descrizioni estese all'interno dei documenti. Ovviamente il passo successivo sara' stampare la descrizione estesa nel corpo dei preventivi