Come scrivere email efficaci

Pubblicato il 26.03.2018
Forse non ce ne accorgiamo ma, una fetta sempre più considerevole del nostro tempo lavorativo settimanale, la trascorriamo leggendo e scrivendo email, come rivela un recente studio condotto da Adobe, che ha stimato che i lavoratori passano mediamente più mezz’ora al giorno per gestire il proprio traffico di messaggi.

Di fronte a questo dato, ne consegue che, saper scrivere una e-mail in modo corretto e di forte impatto, diventa assolutamente necessario, sia per risparmiare tempo nella redazione ma soprattutto per migliorare l’efficacia delle nostra comunicazione verso chi ci legge.

Come fare? Prova a seguire questi semplici suggerimenti per scrivere e-mail efficaci:

1) Scrivi un oggetto chiaro e sintetico.

Il campo 'Oggetto' di una email deve esprimere chiaramente il motivo della tua email in modo che il destinatario sia naturalmente portato ad aprirla e a rispondere.
Se la linea dell’oggetto è chiara lo sarà probabilmente anche il resto dell’email.
Si consiglia di evitare frasi di tipo: a seguito di…, riguardo a…; mentre invece sono buoni oggetti: "Richiesta informazioni per la riunione di Lunedì 5 Giugno", "Domanda sul prodotto XY", …


2) Usa un linguaggio semplice e… vai subito al punto.

Rendi sempre le frasi chiare, semplici e brevi: se la frase contiene più di una virgola, è meglio dividerla in due.
Più semplice e schematico è il contenuto della tua mail, più facile sarà per il destinatario risponderti velocemente.

In particolare, le prime righe di una email devono arrivare direttamente al punto in modo che il destinatario comprenda subito l'argomento dell’email; per questo motivo la struttura base di una email, potrebbe essere:

a. saluto di apertura
b. motivo dell’invio
c. dettaglio dell’argomento
d. richiamo all’azione
e. saluto di chiusura

E' un'ottima abitudine fare costantemente ricorso all'uso di elenchi puntati o numerati perché i punti non necessitano di frasi complete, in modo da utilizzare il minor numero di parole per esprimere una serie di concetti.
Consigliamo di utilizzare mediamente 3 punti per il massimo impatto, in quanto alcuni esperti hanno dimostrato che il nostro cervello è più recettivo quando si trova di fronte a 3 azioni da elaborare in successione.


3) Scrivi testi brevi aiutandoti con i numeri.

I messaggi più brevi generano tempi di risposta più veloci.
La lunghezza di una email varia a seconda dell'ambito di utilizzo, ma suggeriamo di mantenere la lunghezza dei messaggi al di sotto delle 200 parole, perché questa è la velocità media di lettura dello schermo al minuto.

E' bene fare uso di numeri (10 anziché 'dieci' scritto in lettere) perchè attirano maggiormente l'attenzione e rappresentano meglio i fatti a cui il lettore è maggiormente sollecitato a dare risposta.


4) Rendi chiara la tua richiesta.

La richiesta è sicuramente la parte più importante di una email e deve essere quindi formulata in maniera chiara e posta al termine del testo dell’email, prima dei saluti in modo che muova il ricevente ad una risposta o ad un’azione.
Ricorda: la riga finale della tua email e senz’altro quella che rimane più impressa, quindi anche se il destinatario non risponderà subito, sarà senz’altro in grado di ricordare facilmente ciò che dovrà fare, anche in un secondo tempo.



Scrivere correttamente una email incrementa la capacità di comunicare e di risparmiare tempo… per tutti!