Normativa 2026 per POS e Registratori Telematici: facciamo chiarezza (oltre la burocrazia)

3. Come avviene il controllo: l'incrocio dei dati tra Banca e Fisco

È fondamentale capire come l'Agenzia delle Entrate (AdE) riesce a "vedere" questi dati, per comprendere l'importanza di una corretta configurazione.

Il controllo si basa su due flussi di dati che convergono nel database del fisco:

1. Dal Registratore Telematico: Ogni sera, alla chiusura, la vostra cassa invia all'AdE un file in formato XML. In questo file sono contenuti i corrispettivi del giorno, suddivisi per aliquota IVA e, soprattutto, per modalità di pagamento. Qui viene indicato chiaramente quanto avete incassato in contanti e quanto tramite pagamenti elettronici.

2. Dai Prestatori di Servizi di Pagamento (Banche e Acquirer): In base a quanto previsto dal D.L. n. 124/2019 e rafforzato dalla Legge di Bilancio 2025, le banche sono obbligate a trasmettere i dati delle transazioni effettuate tramite i loro POS.

Grazie a questi due flussi, l'Agenzia può verificare quasi in tempo reale se esiste una discrepanza giorno per giorno. Se il POS comunica un incasso di 1.000€ ma il file XML della cassa indica pagamenti elettronici per soli 500€, il sistema genererà un’anomalia automatica.

Attenzione: È quindi di vitale importanza che il vostro Registratore Telematico sia configurato per inviare il dato corretto. Se incassate con carta ma la cassa invia il dato come "Contanti", l'Agenzia vedrà un incasso POS senza il corrispettivo elettronico equivalente.

4. Un controllo tecnico fondamentale: la configurazione dei tipi di incasso sul registratore telematico

Oltre all'aspetto puramente normativo, c’è un'operazione tecnica che ogni utente di Ready Pro dovrebbe compiere già da oggi: verificare che il software e il Registratore Telematico "parlino la stessa lingua".

Perché è importante?

Come spiegato nella sezione precedente, quando chiudete uno scontrino su Ready Pro selezionando come metodo di pagamento "Carta di Credito" o "Bancomat", il software invia un comando al registratore di cassa. Quest’ultimo deve memorizzare l’incasso in un apposito "cassetto fiscale" (tecnicamente chiamato tender o totalizzatore) dedicato ai pagamenti elettronici.

In passato, se per un errore di configurazione del driver o della cassa un incasso con carta veniva registrato come "Assegni" o "Altro", il problema era puramente gestionale. Oggi non è più così. Con il nuovo obbligo di collegamento, se il POS registra un incasso elettronico ma il vostro Registratore Telematico comunica all'Agenzia delle Entrate un incasso in contanti o ticket, si creerà un’incongruenza immediata che potrebbe far scattare controlli.

Come effettuare il controllo (Test di fine giornata)

Vi consigliamo di eseguire questa verifica semplice ma fondamentale:

1. A fine giornata, stampate la chiusura fiscale (Z) dal vostro registratore di cassa.

2. Prendete il riepilogo delle vendite al banco di Ready Pro per la stessa giornata.

3. Confrontate i totali per tipologia di incasso: il totale "Carte/Bancomat" su Ready Pro deve corrispondere esattamente al totale "Pagamenti Elettronici" stampato dalla cassa.

Se notate che Ready Pro indica un totale di carte e bancomat, ma sulla strisciata della cassa quella cifra appare sotto la voce "Contanti", "Ticket" o “Non riscosso”, significa che la configurazione del registratore di cassa va corretta immediatamente.

Prossimamente: Nelle prossime settimane pubblicheremo un video tutorial dove mostreremo come verificare queste impostazioni su specifici modelli di registratori di cassa. Vi invitiamo comunque fin da ora a prestare la massima attenzione ai totali di chiusura.

5. Cosa si deve fare per collegare registratore telematico e POS?

È importante mantenere la calma: non serve un collegamento fisico (cavi o hardware particolari) tra il POS e la cassa, a meno che non si scelga una soluzione integrata (che comunque come vedremo nel seguito garantirebbe una migliore comodità operativa e limiterebbe gli errori). Il collegamento richiesto dalla normativa è logico, ovvero va comunicato all'AdE quale POS è associato a quale Registratore Telematico.

Il portale "Gestisci collegamenti"

L'associazione andrà fatta tramite un nuovo servizio online chiamato "Gestisci collegamenti" disponibile sul portale Fatture e Corrispettivi.

Nota importante: Ad oggi (gennaio 2026), la procedura sul sito dell'Agenzia delle Entrate non è ancora disponibile. L'attivazione è prevista per i primi giorni di marzo 2026(rif. Comunicato stampa AdE del 31 ottobre 2025)

Le scadenze ufficiali

• Per i POS già in uso a gennaio 2026: si avrà un tempo di 45 giorni dalla data di effettiva messa a disposizione del servizio (quindi, indicativamente, entro metà aprile 2026).

• Per i nuovi POS attivati dopo gennaio 2026: il collegamento andrà fatto tra il 6° giorno del secondo mese successivo all'attivazione e la fine di quello stesso mese.

A. La configurazione tradizionale (POS standalone)

È la situazione più comune per chi utilizza Ready Pro:

• Come funziona: Il gestionale è collegato al Registratore Telematico (via USB, Seriale o Ethernet) e invia i comandi di stampa. Il POS, invece, è un dispositivo separato.

• Il limite: L'importo deve essere digitato manualmente sul POS dall'operatore. Questo metodo è il più soggetto a errori di battuta (es. scontrino da 21€, ma incasso sul POS di 12€), che con la nuova normativa diventano immediatamente visibili all'Agenzia delle Entrate.

B. Lo scambio importo via software (Protocollo ECR37)

Molti POS moderni permettono un collegamento via rete Ethernet con il gestionale:

• Come funziona: Ready Pro comunica direttamente con il POS tramite il protocollo ECR37. Quando si chiude la vendita, il software invia l'importo al terminale, evitando la ridigitazione manuale.

• Vantaggi: Si azzerano gli errori di distrazione nelle cifre.

• Il limite: Le operazioni di incasso e stampa rimangono comunque indipendenti. Potrebbe succedere di incassare con successo ma dimenticare di stampare lo scontrino, oppure di modificare la ricevuta dopo l'incasso, creando comunque un disallineamento tra POS e RT.

C. Il collegamento Hardware diretto (POS su RT)

Questa è la soluzione che garantisce la massima compliance e che il legislatore aveva auspicato fin dall'origine:

• Come funziona: Il POS è collegato direttamente al Registratore Telematico. Quando Ready Pro invia il comando di stampa per un pagamento elettronico, il RT attiva il POS e "congela" la stampa dello scontrino fino a quando il pagamento non viene confermato dal circuito bancario.

• Vantaggi: È impossibile emettere uno scontrino "Elettronico" senza che ci sia un incasso corrispondente. È la modalità più sicura contro le sanzioni.

• La criticità: Non tutti i RT e i POS sono compatibili tra loro per questo tipo di dialogo hardware. Proprio a causa della difficoltà tecnica di aggiornare tutto il parco macchine nazionale in tempi brevi, lo Stato ha optato per l'obbligo del "collegamento logico" (comunicazione dei dati) piuttosto che quello fisico.

Consiglio: Se disponete di hardware compatibile, il collegamento diretto POS-RT è la scelta migliore per dormire sonni tranquilli. In tutti gli altri casi, la massima attenzione alla corrispondenza dei totali a fine giornata rimane la vostra difesa principale.

7. Le zone d'ombra: i problemi ancora aperti

Nonostante le specifiche tecniche dell'Agenzia delle Entrate siano state pubblicate, la vita quotidiana "dietro al bancone" è fatta di situazioni che la normativa attuale non ha ancora chiarito del tutto. Esistono infatti diversi scenari in cui l'abbinamento logico tra il totale degli scontrini e il totale dei pagamenti POS potrebbe non corrispondere, rischiando di generare falsi allarmi nei sistemi del fisco.

Ecco le problematiche principali su cui si attendono ancora risposte ufficiali:

• I conti separati nei ristoranti: È il classico caso di un tavolo di amici che decide di dividere il conto. Cosa succede se vengono emessi 4 scontrini diversi ma il pagamento avviene con un'unica transazione POS? O, al contrario, se viene emesso un unico scontrino ma pagato con 4 carte diverse? Al momento non è chiaro come il sistema "incrocerà" questi dati senza segnalare anomalie.

• Tabaccherie e attività miste: Chi vende generi di monopolio (tabacchi, valori bollati) o effettua servizi di ricarica sa bene che molti di questi prodotti non sono soggetti all'obbligo di scontrino elettronico. Tuttavia, i clienti pagano sempre più spesso questi articoli con il POS. In questo caso, avremo un incasso elettronico sul POS che non troverà alcun riscontro nei corrispettivi inviati dal Registratore Telematico. Come verrà giustificata questa differenza?

• Pagamento di Fatture tramite POS: Molte aziende utilizzano il POS del negozio anche per incassare fatture già emesse (magari inviate allo SDI giorni prima). In questo scenario, l’incasso POS non deve generare un nuovo scontrino (per evitare di pagare le tasse due volte sulla stessa vendita), ma il sistema di controllo del fisco vedrà un incasso elettronico "orfano" di una chiusura di cassa. Sarà fondamentale capire come dichiarare che quel pagamento è riferito a una fattura e non a un corrispettivo mancante.

• Pagamenti parziali, acconti e saldi: Pensiamo a un cliente che paga un acconto con carta oggi e il saldo tra un mese, oppure a chi paga metà in contanti e metà con carta. La discrasia temporale tra l'incasso (POS) e l'effettiva consegna del bene con scontrino finale (RT) rappresenta una sfida tecnica per la quale mancano ancora istruzioni precise.

Cosa fare in questi casi?

Al momento, il consiglio è quello di continuare a operare con la massima precisione, distinguendo correttamente i pagamenti in cassa. Sarà compito dell'Agenzia delle Entrate, attraverso future FAQ o circolari, spiegare come gli esercenti dovranno gestire queste eccezioni per evitare contestazioni.