collegamento lavorazione ad agenda

ho visto che se creo un'appuntamento in agenda posso collegare una operazione da eseguire

è possibile collegare una operazione da eseguire all'agenda facendo in modo che:

- creo l'operazione da eseguire. es: preparazione torta cioccolato assegnata a Paolo
- mettendo la data di scadenza automaticamente viene segnalato in agenda (utente amministratore)
- quando chiudo l'operazione eseguita, viene automaticamente tolto dall'agenda (oppure viene cambiato il colore)

queste operazioni dovrebbero essere in automatico perchè ho creato questa cosa da un cliente che:

- ha il ready sul pc che fa le fatture in ufficio
- collegato con doppio monitor (dove però il doppio monitor è in un'altra stanza) e nel monitor secondario faccio vedere solo l'agenda e gli operatori vedono cosa c'è da fare (è una pasticceria quindi il pasticcere vede cosa gli è stato assegnato e lo prepara, poi comunicherà all'impiegata che il lavoro è stato eseguito e quindi è da chiudere)

non so se mi sono spiegato bene, nel caso non si potesse fare così, avete qualche suggerimento?
grazie