Relazione tra ordini cliente e ordini fornitore + articoli

Noi siamo venditori di una gamma di persiane che non produciamo direttamente quindi la nostra è una rivendita. Ammettiamo che il signor Rossi venga da noi e ci chieda una persiana. Supponiamo che scelga in modello “XXX”. Adesso dobbiamo definire questa persiana:

•\tTipo di materiale: alluminio, pvc, acciaio o legno
•\tTipo di applicazione: telaio, cardini a murare
•\tTipo di sistema: lamelle fisse, lamelle orientabili o gelosia apribile
•\tTipo di colore: infiniti…
•\tTipo di apertura: battente, scorrevole, a libro, ecc.
•\tMisure: infinite.. (necessario ns sopralluogo sul posto) da cui ne deriva anche il numero di ante e il senso di apertura delle ultime

In seguito alle nostre domande tecniche il Sig. Rossi ci da le caratteristiche:

Persiana modello XXX, in alluminio, con telaio, lamelle orientabili, colore verde muschio, a 1 anta battente, apribile verso dx, di misure mm. 678 x 1243 H.

A questo punto noi riusciamo a dare un prezzo al prodotto (escluso montaggio) al cliente tramite il listino della ditta fornitrice di cui siamo in possesso.

Se la nostra offerta viene accettata il nostro compito diventa quello di ordinare la persiana alla ditta fornitrice con le caratteristiche scelte.

L’elaborazione della conferma d’ordine da parte della ditta porta via del tempo (prima che la persiana vada in produzione) questo fa parte del gioco perché come noi abbiamo fatto tutta una serie di domande al Sig. Rossi e poi siamo anche stati a fare un sopralluogo a casa sua per essere sicuri che tutti i parametri siano quelli adeguati e per avere le misure esecutive (dato fondamentale), anche la nostra ditta fornitrice a bisogno di tempo e verifiche per poterci inviare una conferma d’ordine e per poter procedere con la produzione.

Una volta entrata in produzione la persiana arriverà alla nostra sede e dopo pochi giorni i nostri montatori provvederanno ad andare a casa del Sig. Rossi a installare la persiana.

Riepilogando:

•\tApproccio con cliente
•\tPreventivo di spesa
•\tProposta d’ordine esecutiva dopo sopralluogo (nostra)
•\tOrdine a ns fornitore
•\tMontaggio

Quello che chiedo è come poter affrontare le nostre problematiche su ready per poterle risolvere considerando che ci dovrà essere una necessità di fare preventivi seguendo una stessa linea tra di noi colleghi; stretta relazione tra gli ordini che facciamo e quelli che ci fanno e quindi un piccolo bilancio; possibilità di capire e aggiornare tramite l’inserimento di DDT dei fornitori lo stato degli ordini ai fornitori relazionato con quelli dei clienti, (soprattutto per l’officina dove arriva la merce e dove c’è una postazione computer con ready)

Detto ciò vorrei sapere la linea da seguire per poter utilizzare il programma nel migliore dei modi.

Partiamo dall’ordine al fornitore:
Nel nostro caso come vi ho spiegato noi siamo rivenditori e ordiniamo praticamente a richiesta i prodotti al fornitore, quindi d’altro canto abbiamo la necessità di avere il seguente controllo su quest’ ordine:
•\tA quale fornitore è stato fatto (e fino qui nessun problema)
•\tPer quale nostro cliente è stato fatto.

Su ready quindi bisogna creare un ordine cliente e un ordine fornitore identici?
Se si c’è il modo per fargli avere la solita numerazione? Di modo tale che assegnandoli ad un cantiere gli ordini, uno nella sezione ricavi e uno in quella costi, si possa avere un bilancio della situazione e si possa capire che la merce arrivata il giorno x con il DDT del fornitore n° y va consegnata al cliente k di modo tale da evadere anche l’ordine cliente.

Es.



Considerando appunto la solita numerazione ci sarà l’ordine numero 12 a fornitore con un costo e l’ordine numero 12 a cliente con un ricavo (nella figura non c’è), permetterei ad un montatore oppure a chi scarica la merce di poter capire velocemente lo stato cantiere e quindi quando l’ordine fornitore sarà evaso (merce arrivata da noi) si potrà evadere anche quello cliente (montaggio merce al cliente) quindi avendo il solito numero si avrebbe un’agevolazione non indifferente.. chiedo si può fare?

A questo punto passo ad affrontare la redazione del preventivo da cui ne deriverà quella dell’ordine fornitore e pure quella dell’ordine cliente.

Come scrivo il preventivo??

Linee libere?
Se uso le linee libere quando e come è giusto trasformarle in un articolo?

Altrimenti potrei cercare di riportarmi il listino del fornitore su ready qual è la linea da seguire più giusta?

Conviene usare le categorie? E creare una gerarchia che mi permetta di scegliere le variabili fino ad arrivare ad un articolo matrice con larghezza ed altezza?

Se creo l’articolo cosa succede quando il preventivo diventa ordine cliente? Come procedo se voglio avere la situazione che vi ho spiegato prima? Abbiamo la necessità di stampare solo gli ordini cliente e i relativi DDT quindi la descrizione ci serve soprattutto per queste due stampe, per l’ordine a fornitore ci interessa solo la numerazione la stampa non è necessaria visto che la ditta fornitrice a un suo modulo.

Nel programma avrei bisogno di dare una vita al preventivo perché la fase di conferma non è immediata, quindi nella lista preventivi…

Es.

Preventivi da fare
Preventivi pronti da consegnare
Preventivi consegnati di persona
Preventivi trasmessi via fax, e-mail, tel..
Preventivi confermati
Preventivi rifiutati (speriamo pochi)

Abbiamo creato dei gruppi documento ma in realtà questi sono stati dei documenti, è giusto comunque quello che abbiamo fatto? oppure si possono creare questi stati? chiedo si può dare un colore alla riga che indichi un gruppo? Es. preventivi da fare riga rossa, preventivi consegnati verde, ecc..


Spero che possiate darmi delle delucidazioni in merito e con l'occasione auguro Buona Pasqua a tutti