Uno dei punti di forza della gestione della fatturazione elettronica attraverso Ready Pro, è quello di poter monitorare lo stato di avanzamento delle fatture elettroniche emesse, direttamente all'interno del gestionale, senza quindi dover accedere obbligatoriamente a strumenti esterni con conseguenti perdite di tempo e disagi operativi a fronte di notevoli quantità di documenti.
Dal momento che una fattura elettronica viene generata, inizia un vero e proprio percorso a tappe (ciclo di vita) verso l'obbiettivo finale che è quello della Consegna al cliente.
Questo percorso, dal momento che la fattura FE viene inviata automaticamente da Ready Pro al Sistema di Interscambio (SDI) attaverso il portale servizi MyDataCloud, può contenere degli ostacoli riguardanti l'incompletezza del documento che fanno sì che la fattura non giunga al cliente ma debba essere nuovamente controllata e riprocessata in tutti i suoi passaggi.
Questo percorso, dal momento che la fattura FE viene inviata automaticamente da Ready Pro al Sistema di Interscambio (SDI) attaverso il portale servizi MyDataCloud, può contenere degli ostacoli riguardanti l'incompletezza del documento che fanno sì che la fattura non giunga al cliente ma debba essere nuovamente controllata e riprocessata in tutti i suoi passaggi.
Come si può evincere dalla grafica sopra ci sono tre momenti critici dove una FE potrebbe interrompere il suo percorso virtuoso verso il destinatario:
1) FE scartata dal portale dei servizi MyDataCloud: in caso il portale MyDataCloud ravvisi dei problemi legati all'importazione dei documenti o al contenuto non corretto dei file XML che sta tentando di importare
2) FE scartata dal Sistema di Interscambio (SDI): in caso in cui il SDI dell'Agenzia delle Entrate ravvisi dei problemi sul file XML ricevuto, nella maggior parte dei casi si tratta di una Partita IVA inesistente, codice XML del file non valido, ecc.
3)Mancata consegna al cliente della FE: anche se accettata, in quanto corretta, la FE potrebbe non essere recapitata al cliente in quanto egli non ha indicato un canale valido di ricezione (codice SDI od indirizzo PEC non specificati o errati)
1) FE scartata dal portale dei servizi MyDataCloud: in caso il portale MyDataCloud ravvisi dei problemi legati all'importazione dei documenti o al contenuto non corretto dei file XML che sta tentando di importare
2) FE scartata dal Sistema di Interscambio (SDI): in caso in cui il SDI dell'Agenzia delle Entrate ravvisi dei problemi sul file XML ricevuto, nella maggior parte dei casi si tratta di una Partita IVA inesistente, codice XML del file non valido, ecc.
3)Mancata consegna al cliente della FE: anche se accettata, in quanto corretta, la FE potrebbe non essere recapitata al cliente in quanto egli non ha indicato un canale valido di ricezione (codice SDI od indirizzo PEC non specificati o errati)
Ready Pro consente di gestire tutte le problematiche legate alla gestione degli stati di avanzamento delle FE direttamente all'interno del dettaglio della FE generata con un doppo click sulla linea del documento.
Nella sezione Documento troviamo l'area Stato di avanzamento che consente di:
- visualizzare con un rapido colpo d'occhio lo stato in cui si trova la FE (casella colorata) con la data e ora dell'utimo aggiornamento.
- modificare manualmente i singoli stati di avanzamento (cliccando col mouse sui relativi pulsanti) in caso di necessita di reinviare le FE al SDI dopo averle corrette in caso di scarto o mancata consegna da parte del SDI.
Nella sezione Documento troviamo l'area Stato di avanzamento che consente di:
- visualizzare con un rapido colpo d'occhio lo stato in cui si trova la FE (casella colorata) con la data e ora dell'utimo aggiornamento.
- modificare manualmente i singoli stati di avanzamento (cliccando col mouse sui relativi pulsanti) in caso di necessita di reinviare le FE al SDI dopo averle corrette in caso di scarto o mancata consegna da parte del SDI.
Lo stato di avanzamento viene aggiornato automaticamente da Ready Pro (nel caso di attivazione di invio automatico delle FE tramite portale servizi) di mano in mano che giungono le notifiche di accettazione o scarto da parte parte del SDI attraverso il portale servizi MyDataCloud.
Quando una FE viene generata ed inviata automaticamente al portale servizi, si trova nello stato avanzamento Consegnata al portale.
Quando una FE viene generata ed inviata automaticamente al portale servizi, si trova nello stato avanzamento Consegnata al portale.
In alcuni casi la FE viene generata ma NON viene automaticamente consegnata al portale servizi rimanendo in stato In preparazione, questo perchè al momento della generazione si è scelto di:
- non inviare le fatture a MyDataCloud
oppure
- mantenere le fatture elettroniche PA come IN PREPARAZIONE (di norma questo si fa per poter aggiungere manualmente poi altri dati come CIG/CUP, ecc.)
oppure
- c'e' stato qualche errore nella fase di generazione della fattura elettronica (ad esempio potrebbe mancare una partita IVA, o mancare l'indicazione della natura di alcune esenzioni, o codici necessari per ritenute o cassa previdenziale)
- non inviare le fatture a MyDataCloud
oppure
- mantenere le fatture elettroniche PA come IN PREPARAZIONE (di norma questo si fa per poter aggiungere manualmente poi altri dati come CIG/CUP, ecc.)
oppure
- c'e' stato qualche errore nella fase di generazione della fattura elettronica (ad esempio potrebbe mancare una partita IVA, o mancare l'indicazione della natura di alcune esenzioni, o codici necessari per ritenute o cassa previdenziale)
All'interno dell'elenco fatture elettroniche si trova il pulsante Aggiorna lo stato delle fatture permette di aggiornare manualmente lo stato di tutte le FE generate acquisendo le informazioni direttamente dal portale servizi MyDataCloud.
Vediamo brevemente la progressione degli stati di avanzamento successivi alla consegna della FE al portale MyDataCloud:
1) Consegnata al portale ---> Firmata digitalmente (dal portale): una volta ricevuta dal portale, alla FE viene apposto un sigillo ovvero una firma digitale direttamente dal portale in quanto accreditato dall'Agenzia delle Entrate (non c'è bisogno quindi di apporre manualmente la propria firma). In questo modo il documento acquista una maggior ufficialità in caso di successive verifiche anche se va detto questo procedimento non è obbligatorio per i clienti di tipo B2B e B2C ma solo per quelli di tipo PA.
Problema: Fattura scartata dal portale. Soluzione: controllare di nuovo i dati della FE, correggere eventuali errori e fare doppio click sullo stato Consegna al portale per reinviare manualmente la FE al portale MyDataCloud.
2) Firmata digitalmente ---> Trasmessa al SDI: una volta apposta la firma digitale da parte del portale, viene trasmessa automaticamente al Sistema Di Interscambio (SDI ) dell'Agenzia delle Entrate.
3) Trasmessa al SDI ---> Accettata dal SDI: una volta ricevuta una FE il SDI provvedera' ad inviare un esito di accettazione o scarto entro 5 giorni.
Problema: Fatture elettroniche scartate dal SDI.
4) Accettata dal SDI ---> Consegnata al destinatario: una volta accettata dal SDI, la FE viene consegnata al destinatario.
Problema: Mancata consegna.
1) Consegnata al portale ---> Firmata digitalmente (dal portale): una volta ricevuta dal portale, alla FE viene apposto un sigillo ovvero una firma digitale direttamente dal portale in quanto accreditato dall'Agenzia delle Entrate (non c'è bisogno quindi di apporre manualmente la propria firma). In questo modo il documento acquista una maggior ufficialità in caso di successive verifiche anche se va detto questo procedimento non è obbligatorio per i clienti di tipo B2B e B2C ma solo per quelli di tipo PA.
Problema: Fattura scartata dal portale. Soluzione: controllare di nuovo i dati della FE, correggere eventuali errori e fare doppio click sullo stato Consegna al portale per reinviare manualmente la FE al portale MyDataCloud.
2) Firmata digitalmente ---> Trasmessa al SDI: una volta apposta la firma digitale da parte del portale, viene trasmessa automaticamente al Sistema Di Interscambio (SDI ) dell'Agenzia delle Entrate.
3) Trasmessa al SDI ---> Accettata dal SDI: una volta ricevuta una FE il SDI provvedera' ad inviare un esito di accettazione o scarto entro 5 giorni.
Problema: Fatture elettroniche scartate dal SDI.
4) Accettata dal SDI ---> Consegnata al destinatario: una volta accettata dal SDI, la FE viene consegnata al destinatario.
Problema: Mancata consegna.
N.B. In caso di invio manuale delle fatture elettroniche al SDI gli stati di avanzamento non si aggiornano automaticamente, ma occorre modificarli manualmente uno ad uno mediante doppio click col mouse di mano in mano che giungono le notifiche di procedimento via PEC dal SDI.
