Mancata consegna e copia di cortesia

Creato il: 21.12.2018
Anche se una fattura elettronica (FE) è formalmente valida e quindi accettata dal SDI, potrebbe NON essere di fatto consegnata al destinatario per alcuni motivi tra cui:
- Fattura inviata a privati
- Indirizzo PEC del destinatario non valido
- PEC destinatario piena
- codice SDI o indirizzo PEC non presenti nel file XML della FE inviata e non inseriti dal destinatario come metodo preferenziale di ricezione FE nella propria area del portale Fatture e corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate
- fattura inviata a forfettari e minimi, che non abbiano registrato un indirizzo di consegna per le FE
- .....
In tutti i casi la soluzione di questo problema non è solo di competenza del destinatario ma è nostro dovere (quindi da parte del Fornitore), una volta accertato lo stato di Mancata consegna:
- inviare una comunicazione al cliente per avvisarlo che abbiamo emesso una fattura nei suoi confronti
- e' consigliabile anche inviare contestualmente una copia di cortesia in formato PDF (sempre che non sia gia' stata inviata/consegnata in precedenza)
- e' invece da evitare assolutamente un invio diretto del file XML della fattura elettronica al proprio cliente

IMPORTANTE : Inviare direttamente, il file XML della fattura elettronica, puo' sembrare una cortesia fatta al proprio cliente ma in realtà può essere fonte di diversi problemi (per il vostro cliente).
In particolare perchè:
- il vs. cliente DEVE prendere visione nella sua area riservata tra le fatture messe a disposizione. Questo perche' dalla data di presa visione dipendera' la data a cui il vostro cliente potra' contabilizzare. Se il cliente riceve direttamente da voi il file XML e non lo preleva dalla sua area riservata sul sito Fatture e Corrispettivi, non risultera' che ha mai ricevuto quella fattura
- l'XML che inviate potrebbe per vari motivi essere diverso da quello effettivamente transitato dal SDI (e quindi il nostro cliente potrebbe mettere in conservazione un file XML non corretto)
Per inviare al destinatario un messaggio di notifica di mancata consegna con in allegato la copia di cortesia della fattura in formato PDF (ovviamente non valida ai fini di legge) ci posizioniamo all'interno della sezione Documento del dettaglio della FE e utilizziamo il pulsante cartella gialla nella sezione Copia di cortesia.
Selezioniamo quindi il tipo Invia copia di cortesia tramite email
A questo punto viene generato automaticamente un messaggio tramite la proceduraMailing di Ready Pro contenente l'allegato il file PDF della fattura ed eventualmente Indirizzo email del destinatario, Oggetto e Testo del messaggio già compilati.

Per fare in modo che l'indirizzo email sia già compilato occorre chiaramente che sia presente nell'anagrafica del cliente (nella sezione Telefono/note); altrimenti è possibile inserirlo manualmente tramite il pulsante Aggiungi.
Se invece desideriamo avere già compilato il messaggio con un oggetto e un testo personalizzato, occorre impostare nella configurazione iniziale della procedura Fatture elettroniche, alla sezione Copia di cortesia, un Modello email che abbiamo appositamente preparato per questo tipo di messaggi.
Per quanto riguarda il file della fattura PDF allegato, Ready Pro genera un file PDF utilizzando il modello di default, come avveniva in tempo di emissione delle fatture cartacee.
Trattandosi comunque di una copia che non ha alcun valore ai fini di legge e che non sostituisce in alcun modo la FE è bene modificare tramite il Report editor il modello in uso in modo che esso riporti una dicitura specifica per evidenziare questo aspetto, che potrebbe essere simile a quella nella figura qui sotto).

N.B. Il Destinatario della fattura, se e' anch'esso una azienda con obbligo di fatturazione elettronica, pur ricevendo questo documento in formato PDF, non può assolutamente sostituire la FE con questo documento, ma e' sempre tenuto ad andare a reperirla nel proprio cassetto fiscale dell'Agenzia delle Entrate.
Una volta inviato il messaggio e la copia di cortesia al destinatario, il nostro compito è terminato ed il destinatario si dovrà ora attivare per reperire la FE come detto sopra.

Nell'elenco FE troviamo la riga della FE con lo stato Mancata consegna contassegnata con il campo PDF = SI e di fatto per questa fattura elettronica non dovremo fare altro.

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