Per alcuni tipi di contratti, si potrebbe avere l'esigenza di impostare una tipologia di rinnovo alla scadenza in modo da poter scegliere, in fase di rinnovo, quali generare in automatico.
All'interno dei contratti esiste un campo dove è possibile impostare il Tipo rinnovo scegliendolo da una tabella in cui si possono aggiungere varie tipologie di rinnovo in base alle proprie esigenze.
N.B. La tabella tipi rinnovo e' una tabella personalizzabile dall'utente quindi ogni cliente puo' codificare le tipologie che preferisce. Per questo motivo il valore rinnovo tacito mostrato nello screenshot e' da considerare una semplice descrizione, a cui non e' collegato nessun tipo di automatismo.
All'interno dei contratti esiste un campo dove è possibile impostare il Tipo rinnovo scegliendolo da una tabella in cui si possono aggiungere varie tipologie di rinnovo in base alle proprie esigenze.
N.B. La tabella tipi rinnovo e' una tabella personalizzabile dall'utente quindi ogni cliente puo' codificare le tipologie che preferisce. Per questo motivo il valore rinnovo tacito mostrato nello screenshot e' da considerare una semplice descrizione, a cui non e' collegato nessun tipo di automatismo.
Per gestire il rinnovo di uno o più contratti scaduti possiamo utilizzare un wizard di elaborazione semiautomatica, accessibile dalla lista contratti.
Questo tipo di automatismo è chiaramente valido solo per i contratti di tipo “Periodo limitato” oppure “Periodo e ore a scalare” in quanto i nuovi contratti di rinnovo vengono creati con data di partenza legata alla data di scadenza dei precedenti.
Questo tipo di automatismo è chiaramente valido solo per i contratti di tipo “Periodo limitato” oppure “Periodo e ore a scalare” in quanto i nuovi contratti di rinnovo vengono creati con data di partenza legata alla data di scadenza dei precedenti.
Volendo fare un semplice esempio di rinnovo periodico di contratti scaduti, possiamo innanzitutto filtrare dalla lista contratti quelli dell’ultimo anno, in stato “Scaduto” e con il tipo “Rinnovo tacito”.
Avviamo ora il wizard per la creazione dei rinnovi.
Possiamo scegliere attivare alcuni parametri per mantenere la stessa numerazione dei contratti originali oppure impostare la stessa data di inizio validità sul nuovo contratto.
Possiamo scegliere attivare alcuni parametri per mantenere la stessa numerazione dei contratti originali oppure impostare la stessa data di inizio validità sul nuovo contratto.
Terminata l’elaborazione, tramite il pulsante "Visualizza contratti creati",
è possibile visualizzare all’istante la lista dei nuovi contratti creati che troveremo in stato ”Attivo”.
Entrando nel dettaglio di uno di questi possiamo notare tutte le impostazioni ereditate automaticamente dal vecchio contratto, il periodo di validità aggiornato, e le quote impostate automaticamente pronte per essere fatturate.
Inoltre, sono stati impostati automaticamente gli estremi del contratto precedente a cui fa riferimento quello nuovo rinnovato.
Per visualizzare la sequenza di rinnovi per uno specifico contratto e' possibile eventualmente utilizzare anche il Navigatore.
Per visualizzare la sequenza di rinnovi per uno specifico contratto e' possibile eventualmente utilizzare anche il Navigatore.
Note importanti
A) Tipi di contratto per cui la procedura e' utilizzabile
E' possibile il rinnovo automatico solo per i contratti di tipo Periodo limitato oppure Periodo e ore a scalare cioe' solo per contratti con una data di inizio e fine validita'.
Non e' possibile il rinnovo automatico per i contratti di semplice tipo Ore a scalare: per questo tipo di contratti va creato un eventuale rinnovo manualmente.
Il programma identifica in automatico se si tratta di un contratto mensile, trimestrale, semestrale o annuale. Se la periodicita' del contratto e' diversa da una di queste quattro la procedura di rinnovo non puo' essere utilizzata e vanno creati i rinnovi manualmente.
B) Descrizione delle quote da fatturare
Va fatta attenzione alla descrizione utilizzata sulle quote da fatturare. Ad esempio nel caso di contratti annuali con quote mensili o trimestrali e' preferibile utilizzare descrizioni generiche che non includano l'anno (es. Canone gennaio invece di Canone gennaio 2022 oppure Canone primo trimestre al posto di Canone primo trimestre 2022).
Questo perche' altrimenti in fase di creazione del rinnovo si troverebbero delle descrizioni copiate dal contratto precedente e quindi con l'indicazione dell'anno errate.
A) Tipi di contratto per cui la procedura e' utilizzabile
E' possibile il rinnovo automatico solo per i contratti di tipo Periodo limitato oppure Periodo e ore a scalare cioe' solo per contratti con una data di inizio e fine validita'.
Non e' possibile il rinnovo automatico per i contratti di semplice tipo Ore a scalare: per questo tipo di contratti va creato un eventuale rinnovo manualmente.
Il programma identifica in automatico se si tratta di un contratto mensile, trimestrale, semestrale o annuale. Se la periodicita' del contratto e' diversa da una di queste quattro la procedura di rinnovo non puo' essere utilizzata e vanno creati i rinnovi manualmente.
B) Descrizione delle quote da fatturare
Va fatta attenzione alla descrizione utilizzata sulle quote da fatturare. Ad esempio nel caso di contratti annuali con quote mensili o trimestrali e' preferibile utilizzare descrizioni generiche che non includano l'anno (es. Canone gennaio invece di Canone gennaio 2022 oppure Canone primo trimestre al posto di Canone primo trimestre 2022).
Questo perche' altrimenti in fase di creazione del rinnovo si troverebbero delle descrizioni copiate dal contratto precedente e quindi con l'indicazione dell'anno errate.
